Personvernerklæring

Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som person. Det kan være navn og kontaktopplysninger, men også mye annen informasjon som kan knyttes til deg mer indirekte. I denne personvernerklæringen kan du lese om hvilke personopplysninger vi er behandlingsansvarlig for. Det er viktig for oss at du vet hva slags personopplysninger vi behandler, slik at du kan ivareta dine rettigheter etter personvernlovgivningen.

Innledning

Behandlingsansvar

Rogaland Parkering AS er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger der vi selv bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene og de virkemidlene vi benytter til dette. I denne personvernerklæringen kan du lese mer om behandlingene Rogaland Parkering AS er behandlingsansvarlig for.

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vurderingene vi har gjort, kan du kontakte oss på post@rogalandparkering.no .

Kontakt Rogaland Parkering ASs eget personvernombud

Rogaland Parkering AS har utnevnt et eget personvernombud som du kan kontakte dersom du har spørsmål til hvordan Rogaland Parkering AS behandler personopplysninger om deg, eller du trenger hjelp til å utøve dine rettigheter overfor Rogaland Parkering AS. Personvernombudet har taushetsplikt. Roy Håland er Rogaland Parkering AS eget personvernombud.

Du kan kontakte Roy på telefon: 40 76 52 81 eller på e-post: roy.haland@stavanger.kommune.no

Når samler Rogaland Parkering AS inn personopplysninger?

Vi behandler i hovedsak opplysninger om deg i følgende tilfeller:

• Du har overtrådt en eller flere av følgende regler: overtredelser av parkeringsbestemmelsene som vi er satt til å håndheve, overtredelser av vilkårene for parkering, overtredelse av forskrift om gebyr for bruk av piggdekk
• Du har sendt oss en henvendelse eller klage
• Du har bedt om innsyn etter offentlighetsloven
• Du har meldt deg på et arrangement eller konkurranse
• Du abonnerer på vårt nyhetsbrev
• Du har søkt jobb hos oss
• Du har bestilt informasjon/foredrag
• Du er journalist og har tatt kontakt med oss for en uttalelse
• Du besøker vår hjemmeside https://stavanger-parkering.no/ eller https://rogaland-parkering.no/

Vi kan også motta opplysninger om deg fra andre i følgende tilfeller:

• Vi har bedt en virksomhet om en redegjørelse og dine opplysninger fremkommer i redegjørelsen
• En avviksmelding inneholder opplysninger om deg
• En klage, tips eller veiledningssak inneholder opplysninger om deg
• Opplysninger om deg blir lagret i forbindelse med en parkeringssak
• Vi mottar opplysninger om deg fra et annet myndighetsorgan
• En jobbsøker har angitt deg som referanse
• Du er registrert som personvernombud for en virksomhet

Rogaland Parkering AS har en IKT-driftsmodell der vi bruker eksterne leverandører til drift og vedlikehold av våre interne IT-tjenester, herunder saksbehandling/arkiv- og videokonferanseløsning. All infrastruktur og data er lokalisert innenfor EU/EØS eller land som oppnår et tilstrekkelig beskyttelsesnivå i henhold til EU-kommisjonens beslutning.

Besøk på våre nettsider

Informasjonskapsler (cookies) og statistikk

Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på datamaskinen din når du laster ned en nettside. Noen av informasjonskapslene er nødvendige for at ulike tjenester på nettsiden vår skal fungere. For å kunne gi våre brukere en best mulig brukeropplevelse på nettsiden vår, bruker vi analysedata som forteller oss om bruksmønsteret på nettsiden. For å analysere informasjonen bruker vi Google Analytics. Google Analytics bruker informasjonskapsler/cookies (små tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin), som registrerer brukernes IP-adresse, og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson. Data knyttet til informasjonskapsler slettes automatisk 14 måneder etter registering. Du kan selv administrerer bruken av informasjonskapsler (note: her bør det være en lenke til cookieverktøyet der bruker kan velge hvilke cookies som tillates). Informasjonen som samles inn av Google Analytics, lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern.

En IP-adresse er definert som en personopplysning fordi den kan spores tilbake til en bestemt maskinvare og dermed til en enkeltperson. Stavanger Parkering anonymiserer brukerens IP-adresse før informasjonen lagres og bearbeides av Google. Dermed kan ikke den anonymiserte IP-adressen brukes til å identifisere den enkelte brukeren. (note: forutsetter at SP anonymiserer IP i GA)

Vi har dessuten utarbeidet en personvernvennlig statistikkløsning på www.rogaland-parkering.no. Denne statistikken gjør at vi kan forbedre informasjonen på nettsiden. Statistikken inneholder forskjellige variabler, slik som hvor mange som har besøkt de ulike sidene og når, hvor mange ganger pdfer er lastet ned og hva det er søkt på i søkemotoren vår. Det lagres også informasjon om hvilke typer device/innretning som er mest brukt. All statistikken er anonym og kan ikke knyttes til deg som enkeltperson. Du kan lese mer om cookies som er i bruk på www.rogaland-parkering.no og statistikkverktøyet i cookieerklæringen vår.

I tillegg bruker vi logger fra webserveren til å generere statistikk over besøk på hjemmesiden.

Behandlingsgrunnlaget for generering av anonym statistikk er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forbedre og videreutvikle informasjon på nettsidene våre.

Parkering, Ileggelse av kontrollsanksjoner, klager, søknader om tillatelser, saksbehandling, henvendelser og personvernombud

Behandling av personopplysninger i forbindelse med Rogaland Parkering ASs saksbehandling

Når Rogaland Parkering AS har saker til behandling, for eksempel gjennom ileggelse av kontrollsanksjoner, klager og avviksmeldinger, søknader om parkeringstillatelser, piggdekkavgift o.l, behandler vi personopplysninger for å kunne ivareta våre oppgaver.

Vi behandler blant annet kontaktinformasjon og eventuelt annen informasjon som er nødvendig for å kunne løse våre oppgaver. Det kan inkludere opplysninger om lovovertredelser, foto, dokumenter og annen dokumentasjon, opplysninger om arbeidsforhold og lignende. Dersom vi stiller deg spørsmål i en sak, vil vi si fra hvis det foreligger en rettslig plikt til å gi oss opplysninger jfr.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet, jf. personvernforordningen artikkel 57 og artikkel 58 og forvaltningsloven § 17.

Dersom henvendelsen inneholder eller saksbehandlingen avdekker særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g, jf. artikkel 57 og artikkel 58 og forvaltningsloven § 17.

Behandling av personopplysninger i forbindelse med Rogaland Parkering ASs saksbehandling

Når Rogaland Parkering AS har saker til behandling, for eksempel gjennom ileggelse av kontrollsanksjoner, klager og avviksmeldinger, søknader om parkeringstillatelser, piggdekkavgift o.l, behandler vi personopplysninger for å kunne ivareta våre oppgaver.

Vi behandler blant annet kontaktinformasjon og eventuelt annen informasjon som er nødvendig for å kunne løse våre oppgaver. Det kan inkludere opplysninger om overtredelser, foto, dokumenter og annen dokumentasjon, opplysninger om arbeidsforhold og lignende. Dersom vi stiller deg spørsmål i en sak, vil vi si fra hvis det foreligger en rettslig plikt til å gi oss opplysninger jfr.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet, jf. personvernforordningen artikkel 57 og artikkel 58 og forvaltningsloven § 17.

Dersom henvendelsen inneholder eller saksbehandlingen avdekker særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g, jf. artikkel 57 og artikkel 58 og forvaltningsloven § 17.

Om arkivlovgivningen, partsinnsyn og offentlighetslovgivningen

Som et offentlig organ har Rogaland Parkering AS en plikt til å føre postjournal etter offentlighetsloven § 10. All korrespondanse i forbindelse med saksbehandling blir journalført. Hovedregelen etter offentlighetsloven § 3 er at forvaltningsorganers saksdokumenter, journaler og liknende registre er offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle kan gjøre seg kjent med blant annet innholdet i den korrespondansen vi har journalført. Dette med mindre at dokumentene skal unntas offentlighet, for eksempel på grunn av taushetsplikt.

Rogaland Parkering AS gjør bruk av eInnsyn, som er en åpen, offentlig søketjeneste der alle kan søke og bestille innsyn i brev og dokumenter.

Som hovedregel har partene i en sak innsynsrett i sakens dokumenter etter forvaltningsloven §§ 18 flg. Også her finnes det enkelte unntak, for eksempel når arbeidstakere varsler om kritikkverdige forhold på egen arbeidsplass.

Etter arkivloven § 6 har Rogaland Parkering AS, som et offentlig organ, arkivplikt. Det innebærer at bl.a. at saksdokumenter lagres i et arkiv på ubestemt tid. Alle dokumenter som er journalført overføres til Arkivverket i tråd med arkivloven § 10 etter en gitt tid.

Disse behandlingene har behandlingsgrunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, altså at behandlingen er nødvendig for å etterleve våre rettslige forpliktelser. Der det er snakk om særlige kategorier personopplysninger er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g.

Veiledningshenvendelser

Dersom du ringer oss per telefon for å benytte deg av veiledningstilbudet vårt, vil vi lagre ditt telefonnummer og tidspunkt for samtalen. Se eget avsnitt om telefon under.

Vi vil også føre generell statistikk over hvilke temaer vi mottar veiledningssaker om ifht tastevalg kunden har valgt. Denne er løpende.

Dette hjelper oss å utvikle veiledningsmateriell der det er mest behov for det og for analyse av trender. Statistikken føres i anonymisert form. Med andre ord skriver vi ikke ned telefonnummeret, navnet på innringer eller hvilken virksomhet innringer eventuelt representerer. Ved å se på tidspunktet for statistikkføring opp mot tidspunkt for samtalen (se eget avsnitt om telefon under) er det teoretisk mulig i enkelte tilfeller å se hvilken innringer som har tatt opp hvilket tema. Derfor behandler vi dette som personopplysninger. Vi vil imidlertid aldri utføre en slik kobling.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen av personopplysninger er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Vår berettigede interesse er å vite hvor det er mest behov for veiledning og kartlegge trender.

Personer med særskilte behov kan sende oss veiledningshenvendelser per e-post. Formålet med behandling av personopplysninger her er å gi et veiledningstilbud til personer som av ulike grunner ikke kan ringe oss. Slike henvendelser slettes fortløpende med mindre de journalføres for saksbehandling. Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet, jf. personvernforordningen artikkel 57 nr. 1 bokstav b og forvaltningsloven § 11. Dersom din henvendelse inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g, jf. artikkel 57 nr. 1 bokstav b og forvaltningsloven § 11.

Telefon

Når du ringer oss, vil ditt telefonnummer bli lagret sammen med opplysninger om når du ringte og hvor lenge samtalen varte hos Phonero, vår leverandør av telefonitjenester. Loggen lagres i tre måneder. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat som journalføres etter samtalen (se over om saksbehandling). Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Loggen lagres for å kunne følge opp telefonsamtaler ved behov, for eksempel for å ringe opp personer som har kontaktet oss for å gi presiseringer eller be om mer informasjon.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen er å kunne følge opp telefonsamtaler ved behov.

E-post

Vi benytter e-post for å utføre våre arbeidsoppgaver. E-post vi har mottatt vil bli slettet når den ikke lenger er nødvendig for vår daglige oppgaveløsning. Vi ber om at særlige kategorier personopplysninger ikke sendes ukryptert per e-post.

Behandlingsgrunnlaget vårt for behandling av personopplysninger i e-poster er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet, jf. personvernforordningen artikkel 57 og 58 og forvaltningsloven § 17. Dersom din krypterte henvendelse inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g, jf. artikkel 57 og 58 og forvaltningsloven § 17.

Vi skanner all inn og utgående e-post for virus og skadevare for å sikre integriteten, konfidensialiteten og tilgjengeligheten i våre systemer som behandler personopplysninger.

Behandlingsgrunnlaget for skanningen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c. Rogaland Parkering AS har en rettslig plikt til å sikre informasjonssikkerhet etter personvernforordningen artikkel 5 nr. 1 bokstav f og 32. Etter en konkret risikovurdering har vi kommet frem til at dette tiltaket er nødvendig for at Rogaland Parkering AS skal oppfylle denne plikten. Vi har samtidig vurdert at behandlingen av personopplysninger ikke går ut over det som er nødvendig for å oppfylle plikten.

Andre behandlinger av personopplysninger

Bestilling av foredrag/informasjon

Via nettsiden kan du spørre oss om å holde foredrag eller lignende for din virksomhet. Vi ber da om navnet på en kontaktperson og kontaktinformasjon til denne. Opplysningene lagres i inneværende og påfølgende år. Formålet er å administrere foredrag, holde oversikt over og følge opp gjennomførte foredrag og utarbeide anonym statistikk for rapportering og fremtidige prioriteringer.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å administrere, holde oversikt over og følge opp foredrag og utarbeide statistikk.

Jobbsøkere

Dersom du søker jobb hos Rogaland Parkering AS, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan Rogaland Parkering AS også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med jobbsøkerens referanser.

Rogaland Parkering AS bruker jobbsøkeportalen benytter ekstern rekruttering gjennom rammeavtale som administerer søknader på våre ledige stillinger.

For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne bestemmelsen tillater oss å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås. Ved å søke på stillingen og laste opp dokumenter anser vi at jobbsøkeren ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale.

Dersom vi gjør egne undersøkelser ut over dette, for eksempel å kontakte noen som har utstedt en attest, men som ikke er oppgitt som referanse, er behandlingsgrunnlaget for slike undersøkelser personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigete interessen er å finne rett kandidat til stillingen.

Du behøver ikke å oppgi særlige kategorier av personopplysninger i søknaden din eller på intervju. Du kan imidlertid velge å gjøre det.

Derfor er vårt behandlingsgrunnlag for disse opplysningene personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, at behandlingen er nødvendig for å etterleve en rettslig forpliktelse, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav b, at behandlingen er nødvendig for at vi kan oppfylle våre forpliktelser på området arbeidsrett i tråd med loven. I andre tilfeller er vårt behandlingsgrunnlag personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså ditt eksplisitte samtykke, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav a. Du kan når som helst trekke tilbake dette samtykket. At du trekker ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

Stillingssøknader oppbevares i JobbNorge sitt jobbsøkersystem. Generelle søknader slettes innen 210 dager og søknader med status ansatt eller intervju slettes innen 300 dager. Søkerlister og innstillinger, samt stillingssøknader på avdelingsdirektørnivå, overføres til saks- og arkivsystemet vårt og bevares og oppbevares i tråd med arkivlovgivningen (se ovenfor om arkiv- og offentlighetslovgivning).

Dine rettigheter

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende oss e-post til post@rogalandparkering.no eller brev til: Stavanger Parkering, St. Olavsgate 6, 4005 Stavanger

Du kan også kontakte vårt personvernombud Roy Håland. Du kan kontakte Roy på telefon: 40 76 52 81 eller på e-post: roy.haland@stavanger.kommune.no

Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned.

Vi følger Datatilsynets veiledning i forhold til dine rettigheter til å få Innsyn i egne opplysninger, korrigering av personopplysninger, sletting av personopplysninger, begrensning av behandling av personopplysninger og protestere mot en behandling av personopplysninger.

Innsyn i egne opplysninger

Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.

Les mer om retten til innsyn her: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/rett-til-innsyn/

Korrigering av personopplysninger

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.

Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/rett-til-retting/

Sletting av personopplysninger

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.

Les mer om retten til sletting: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/rett-til-sletting/

Begrensning av behandling av personopplysninger

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.

Les mer om retten til begrensning: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/rett-til-begrensning/

Protestere mot en behandling av personopplysninger

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.

Les mer om retten til å protestere: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/rett-til-a-protestere/

Dataportabilitet

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.

Les mer om retten til dataportabilitet https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/rett-til-dataportabilitet/

Du kan klage på vår behandling av personopplysninger

Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Si da gjerne først i fra gjennom den kontakten eller kanalen du allerede har etablert med oss. Du kan også kontakte personvernombudet vårt for å søke råd og veiledning. Personvernombudet har taushetsplikt dersom du ønsker å si fra om noe i fortrolighet.

Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger. Dette gjør du til Rogaland Parkering AS, men klagen vil videresendes til Stavanger Kommune for å behandle saken.